Administratiekantoor Colmur

Boekhouding Accountancy Administratie Belastingen

Factuur volgt, mag ik hopen.

Wat is er nou leuker dan na het afronden van je opdracht, waar je meestal ook al met veel plezier aan hebt gewerkt, de factuur op te maken en te versturen? Ja, het geld op je rekening krijgen. Maar dat krijg je meestal niet zonder factuur. Dus die factuur is de belofte op de beloning waar je je op verheugt. Een factuur opmaken is gewoon leuk. Of dat zou het moeten zijn.

Ik was dan ook best verbaasd toen ik laatst gezellig zat te borrelen met mijn buren en ze mij vertelden dat er ooit een bedrijf voor hen wat klusjes aan hun huis had uitgevoerd, maar deze nooit had gefactureerd. Eerlijk als mijn buren zijn hadden ze het bedrijf tot driemaal toe gebeld, maar de factuur is nooit gekomen. Waarop er prompt meer verhalen kwamen van nooit gefactureerde werkzaamheden. Waarschijnlijk vroeg ik iets te enthousiast om de namen van deze bedrijven, want daar kan op de administratie nog wel iets worden verbetert. Helaas zagen de betrokkenen in dat hen zo het voordeeltje dat ze onverwacht hadden gehad wel eens door de neus geboord zou kunnen worden, dus ik kreeg de namen niet. Misschien had ik wat sterkere drank tevoorschijn moeten halen.

Factureren is aan een aantal regels gebonden. Welke precies lees je hier. Hoe je factureert hangt natuurlijk af van je onderneming; een kledingwinkel maakt geen uitgebreide factuur op zoals bijvoorbeeld Vodafone of KPN. En veel ZZP-ers maken even iets in Excel of Word. Bij een winkel lijkt het vrij simpel: klant haalt iets uit het rek of van de schap, komt bij de kassa, betaalt contant of met pin en krijgt een kassabon als bewijs. Uiteraard stelt de Belastingdienst ook hier eisen aan. Hierover is een interessante publicatie te vinden op de website van de Belastingdienst, waarin je kunt lezen over de verschillende kassasystemen en de visie van de Belastingdienst hierop. Klik voor de brochure hier.
Maar hoe je het binnen de door de Belastingdienst aangegeven kaders inricht is verder aan jou, zo lang je deze regels maar aanhoudt. Zo moet de nummering opvolgend zijn, maar deze mag best informatie bevatten als het debiteurennummer of de maand, net wat je zelf graag wilt zien. Daarnaast mag je werken met meerdere reeksen, dus stel dat je een webwinkel hebt en je staat regelmatig op beurzen met deze artikelen, dan is het praktisch onmogelijk om de nummering in één reeks door te laten lopen.
Hoe je het ook inricht, zorg er in ieder geval voor dat het proces dusdanig is dat het werkbaar is. Wanneer je personeel in dienst hebt, is het extra belangrijk om alles goed vast te leggen. De medewerkers melden zich wel als hun salaris niet wordt uitbetaald, maar of het werk dat ze bij de klant hebben uitgevoerd ook wordt gefactureerd is wat hen betreft een zaak van de administratie. Zorg dus voor een goede, overzichtelijke administratie die je snel de informatie verschaft die voor jou als ondernemer van belang is. Loop niet het risico dat je je mensen uitbetaalt voor een dag werken, waar je zelf vergeet een factuur voor te sturen. De meeste ZZP-ers zullen niet snel vergeten een factuur te sturen aangezien ze het werk zelf uitvoeren, maar zij maken hun facturen vaak op in Word of Excel en zijn vaak niet op de hoogte van alle regels omtrent het factureren.

Wat ook een nadeel is bij het zelf maken van facturen in Word of Excel (of gratis software die je van internet plukt en die gebaseerd is op bijvoorbeeld Excel), is dat je de gegevens makkelijk kwijt raakt. Je gaat een factuur maken voor een klant die al eerder een factuur had ontvangen, dus je opent de oude factuur met alle klantgegevens. Scheelt weer overtikken. Maar ja, je drukte al op de ‘opslaan’ button voor je de naam van het bestand had veranderd en weg zijn de oude gegevens. Of je wilt weten wanneer de factuur is verstuurd, maar er staat zo’n handige automatische datum in die altijd op de huidige datum springt als je het bestand opent, dus wanneer had je de factuur ook alweer gemaakt en verstuurd? Uiteraard is er ook goede software voor. Sommige vrij prijzig, maar ook in het goedkopere segment zijn goede, gebruikersvriendelijke applicaties te vinden.

Een voorbeeld hiervan is de Facturatie tool van Twinfield. Met deze tool kun je offertes maken en digitaal naar de klant verzenden. Vervolgens kun je na het afronden van de werkzaamheden heel simpel een factuur opstellen op basis van deze offerte. Niets overtikken, geen oude facturen overschrijven, misschien een kleine aanpassing hier en daar en dan met een druk op de knop in de software zelf verstuur je het bestand naar je klant. En zodra deze is afgeleverd kun je dit ook zien in de software. Meer informatie hierover vind je op de website van Twinfield. Zelf werk ik al vanaf de start van mijn onderneming met Twinfield en ben hier erg over te spreken. De tool die Twinfield de ondernemers biedt is erg gebruikersvriendelijk en zorgt voor een helder proces. Bijkomend voordeel voor mijn klanten is dat de gegevens direct gekoppeld kunnen worden aan hun administratie in mijn omgeving, wat mij werk en hen dus geld scheelt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Administratiekantoor Colmur © 2014 Frontier Theme